Die Wohnung als Veranstaltungsraum – Gute Vorbereitung spart Krisenmanagement

Veranstaltungen gibt es viele. Egal ob betriebliche Events wie Tagungen oder Kongressen oder private Feste wie Hochzeiten oder Geburtstagsfeste. Für alle Veranstaltungen gilt derselbe Grundsatz: Vor der Durchführung ist eine genaue Planung und Vorbereitung wichtig, damit das Ereignis ein Erfolg wird. Immer mehr Leute veranstalten Events in ihren eigenen vier Wänden, anstatt externe Agenturen und fremde Örtlichkeiten zu wählen. Im Folgenden einige allgemeine Tipps für die Vorbereitung und Planung von Veranstaltungen.

Im ersten Schritt sollten Sie den Termin festlegen. Hier ist ein längerer Vorlauf empfehlenswert. Vermeiden Sie außerdem ungünstige Zeitspannen wie Schulferien.

Haben Sie den Termin mit Anfangs- und Endzeiten festgelegt, wählen Sie den Veranstaltungsort aus. Nicht nur für Sie als Organisator, sondern vor allem für die Teilnehmer sollte er gut erreichbar sein. Am besten ist es, wenn Sie den Veranstaltungsraum bereits kennen oder durch einen ortskundigen Partner empfohlen bekommen haben. Die Größe der Veranstaltung bestimmt auch die Wahl des Veranstaltungsraums.

Achten Sie auf die Erreichbarkeit. Ist Ihre Veranstaltung – auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln – gut erreichbar? Gibt es ausreichende Parkmöglichkeiten? Achten Sie darauf, den Veranstaltungsort am Tag des Ereignisses auszuschildern.

Nachdem die Rahmenbedingungen feststehen, können Sie Ihre Teilnehmer einladen. Einladungen sind besonders schön, wenn sie kreativ und persönlich sind. Achten Sie auf die organisatorischen Details: Wie können die Teilnehmer am besten anreisen? Liegt eine Antwortkarte bei? Können die Teilnehmer bei Rückfragen Sie als Organisationsleiter mit Telefonnummer und E-Mail Adresse erreichen?

Wenn Sie die ungefähre Teilnehmerzahl kennen, können Sie in die konkrete Planung gehen. Allerdings gibt es weitere Überlegungen, die auf die Wahl des Veranstaltungsraums Einfluss nehmen. Ist – vor allem bei ganztägigen Veranstaltungen – eine Gastronomie vorhanden und eine Verpflegung möglich? Das kulinarische Angebot ist für viele Besucher genauso wichtig, wie der Veranstaltungsinhalt. Hat der Veranstaltungsraum alle erforderlichen Hilfsmittel, wie Beamer oder Mikrofon? Prüfen Sie die Beleuchtung und die Akustik. Haben Sie einen Ansprechpartner, falls es technische Probleme zu lösen gibt?

Schließlich: Spielen Sie Ihre Veranstaltung im Vorfeld mehrmals durch und überlegen Sie alle Eventualitäten – das ist besser als hektisches Krisenmanagement am Veranstaltungstag. Sollten Sie doch außergewöhnliche Veranstaltungsorte wie Säle, Hallen oder Ähnliches benötigen, bietet sich natürlich die Anmietung in Hotels an. Auf der Webseite von Placces.de können Veranstaltungsräume für jeden Anlass gemietet werden.

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